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経営効率や生産性の向上などを目的に、IT投資に積極的に取り組んでいる企業が増加しています。
その中で、経営の根幹業務の処理ができるように「基幹システム」を導入する企業も出てきています。
慎重さや確実性が必要でミスが許されない、根幹の業務を効率化することは企業にとって大きなメリットです。
一方で、重要なシステムである分、導入に失敗すると時間や費用がかかるだけでなく、情報漏洩に繋がる恐れもあります。
安全に導入できるよう、本記事で基幹システムの基本からメリット・デメリット、実際の導入方法を知り、事業のさらなる飛躍を目指しましょう。
基幹システムとは「企業の根幹を支えるシステム」
基幹システムとは、企業経営の根幹である「基幹業務」を管理するシステムです。
どの企業でも通ずる「財務・会計」システムがコアで、その他、販売、在庫管理など導入内容は、企業規模や業種によって異なります。
また基幹システムと「業務システム」は、よく似ている言葉ですが、実はあまり違いがありません。
業務システムの一つが「基幹システム」です。
ちなみに、情報系システムや社内SNS、スケジュール管理ツールなども業務システムに含まれます。
ERP・SAPの違いは「管理範囲」
ERPとはEnterprise Resource Planning（企業資源計画）の略で、複数の基幹システムを1つのパッケージに統合したものです。
部署や部門をまたいでデータを統合することが可能で、業務の効率化に寄与します。
SAPとはドイツに本社のあるSAP社が製造・販売するERPの名称で、国際的な会計基準や法規制、コンプライアンス要件を満たすグローバルなシステムです。
海外拠点を持つ企業や海外との取引を視野に入れている企業だけでなく、さまざまな企業の業務効率化が可能です。
一方、基幹システムは業務プロセスごとに分かれていることが特徴で、異なる部門間で連携させるにはデータをやり取りする手間がかかります。
複数のシステムを一度に使用する場合は、ERPやSAPの導入がおすすめです。
基幹システムを導入するメリット3選
基幹システムを導入することで以下のようなメリットがあります。
- 業務を効率化させる
- 属人化を防ぐ
- 経営の意思決定をスムーズにする
それぞれのメリットについて詳しく解説します。
業務を効率化させる
基幹システムを導入すれば、今までかかっていた多くの工数を、削減できるかもしれません。
例えば一般的な信用取引の場合、物品を仕入れると「在庫」と「買掛金」、帳票では2つの計上が必要です。
しかし基幹システムを導入すると、在庫管理と会計システムが連動するため、自動で帳票が出来上がります。
在庫管理を行っているだけで自動で計上され、担当者の作業は確認のみになります。
完全な自動化は難しいかもしれませんが、半自動化になり業務効率化に大きく貢献します。
また、自動処理であり人的ミスが減るため、代金未払いや未受領なども起こりにくくなるでしょう。
属人化を防ぐ
基幹システムを導入すれば、技術や知識が未熟な従業員でも、問題なく作業可能です。
ただし、経験不足により大きなミスが起こる可能性もあるため、マニュアルや状況共有などはきちんとしておきましょう。
業務の属人化が防止されることで、業務の均一化に繋がり、従業員労働負担を減らすこともできます。
また、転勤や体調不良での退職など担当者の引き継ぎが行えない場合でも、業務が滞ることはありません。
経営の意思決定をスムーズにする
流行や世界情勢など、企業を取り巻く環境は一日で大きく変化するため、素早い経営判断ができなければ、倒産してしまう可能性もあります。
例えば企業の情報を集める際、基幹システムが導入されていないと、各部署への連絡から始まり、集計から報告まで多くの時間が必要です。
しかし基幹システムを導入していれば、現在の在庫状況や財務状況など経営に必要な情報が一度に確認できるようになり、リアルタイムでの経営判断が可能になります。
基幹システムの種類・例4選
基幹システムの種類・例として、下記の4つが挙げられます。
- 財務・会計システム
- 販売管理システム
- 在庫管理システム
- 人事・給与システム
ここで紹介する機能は一例であるため、選定したシステムによっては希望の機能が搭載されていない可能性もあります。
導入予定のシステムに自社の課題を解決する機能があるかは、必ず問い合わせておきましょう。
財務・会計システム
財務・会計システムは、帳簿や決算書を作成・管理し、出力機能を備えた会計システムです。
企業の会計情報はもちろん、社外の重要関係者に明示する財務諸表作成など、以下の機能が挙げられます。
＜伝票入力＞
- 入出金伝票
- 振替伝票
- 自動仕訳
＜帳簿・決算書作成＞
- 現金出納帳作成
- 総勘定元帳作成
- 貸借対照表作成
- 損益計算書作成
- 財務諸表出力
＜自動仕訳＞
- 入金データ
- 出金データ
＜固定資産管理＞
- 償却期間
- 償却方法
販売管理システム
販売管理システムは、見積や受注、売上や売掛など、商品の販売に関わる業務を管理するシステムです。
受注情報の検索や売上データから請求書を印刷するなど、商品販売に関わる以下のような機能が挙げられます。
＜見積管理＞
- 見積書作成
- 見積書印刷
- 見積検索
＜受注管理＞
- 受注入力
- 受注請書印刷
- 受注データ取込
- 受注検索
＜売上管理＞
- 売上入力
- 売上集計書
- 売上データ取込
- 売上データ出力
- 売上検索
＜売掛管理＞
- 請求締処理
- 請求書印刷
- 入金処理
- 債権検索
毎月同じ受発注があれば、基幹システムで自動化することで、通常業務の負担を減らせます。
在庫管理システム
在庫管理システムは、商品の種類や在庫数などを管理するシステムです。
商品の種類や店舗ごとの在庫数、製造日や賞味期限ごとの在庫数を管理するなど、商品の在庫に関わる以下のような機能が挙げられます。
＜在庫管理＞
- 在庫検索
- 在庫一覧出力
＜棚卸管理＞
- 棚卸
- 棚卸実績取込
- 棚卸確定
＜在庫調整＞
- 在庫調整
- 償却
ECサイト・実店舗の在庫をリアルタイムで把握できれば、在庫漏れによるミスも減らせます。
データの統合でオンライン・オフラインを掛け合わせたマーケティング施策の立案も可能です。
人事・給与システム
人事・給与システムは、社内の人材に関する情報や給与に関する情報などを管理するシステムです。
社員のスキルやキャリア情報の一元管理で、適切な人員配置や待遇見直しを可能にする以下のような機能が挙げられます。
＜人事管理＞
- 社員リスト作成
- 目標管理
- 組織図作成
- 人材検索
＜勤怠管理＞
- 出退勤
- 残業
- 休暇取得
＜給与管理＞
- 給与計算
- ボーナス計算
- 給与明細
- 給与支払
- 社会保険
基幹システム導入の流れ【3STEP】
基幹システムを導入する際の流れは、以下の通りです。
- 導入目的・要件の整理
- システムの選定
- 運用テスト・導入
それぞれの段階でどのようなことに気を付ければよいのかを解説します。
【STEP1】導入目的・要件の整理
基幹システムの導入にあたり、導入目的やシステム要件を整理します。
「どのような課題を解決したいのか」という目的や目標を明確にし、現在の業務プロセスを洗い出して、課題の解決に必要な機能や仕様を決定しましょう。
長期間の使用を前提に、カスタマイズや機能拡張の可能性を要件に含めておくことがおすすめです。
現在より効率的な業務プロセスへ修正が必要な場合もあるため、現場の声を確認しながらまとめます。
【STEP2】システムの選定
要件整理が済んだら、自社のシステム導入目的や要件にあったシステムを選定します。
基幹システムを選定するポイントは以下の通りです。
- システムの機能
- 導入費用
- 導入スケジュール
- 同業他社の導入事例
- 契約内容
- 支払条件
- システムベンダー規模・実績
- コンサルタント実績・経験
- 導入後の機能拡張性
- サポート体制・費用
現状で課題を感じている点や従業員から声が挙がっている問題などで、ポイントに優先順位をつけておくとより選定しやすくなります。
【STEP3】運用テスト・導入
システムの選定やカスタマイズなどが済んだら、本格的な運用の前にテストをします。
混乱を避けるため、現場の従業員に聞き取りを行い、必要に応じて機能のカスタマイズや新システムの研修を進めましょう。
本格的な運用開始後でも、不具合を発見した場合は修正や機能追加などを行う必要があるため、順調に稼働するまではシステムベンダーのサポートが不可欠です。
基幹システム導入でDXを進め業務効率化しよう
基幹システムを導入してDXを進めれば、手作業の業務負担や人的ミスを減らし、業務を効率化できます。
また、データの一元化によって業務の標準化や迅速な経営判断に役立ちます。
基幹システムを選ぶ際は導入費用だけでなく、導入後も安定して稼働することやセキュリティ面、サポート体制などを含め自社に合ったシステムを選びましょう。
弊社では、基幹システムを組み合わせたERPで業務効率化を一挙に進めたいと考える中小企業様向けに、短期導入プランをおすすめしております。
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