Digital Library 
経営計画の目標達成に向けて業務改善の必要性を感じているけど、やり方がわからずに悩んでいませんか？
- 業務改善したいけど、どこから手をつければ良いかわからない
- 業務改善の具体的な手順を知りたい
本記事では、業務改善の具体的な方法を5ステップで紹介するほか、業務改善のメリットや成功するためのポイントも解説します。
本記事を読めば、業務改善のやり方がわかり、現場が抱える問題の解決や会社の成長につながります。
業務改善とは｜今ある業務の課題を解消すること
業務改善とは、現状の業務プロセスを変えずに、社内業務をより良い状態にすることです。
業務改革の場合は未来の理想から逆算して課題を出すのに対し、業務改善では「今どうすべきか」に焦点が置かれます。
実務的には、業務の中にあるムリ、ムダ、ムラを洗い出し、効率的な業務に改善をして、企業全体の生産性向上を目指していきます。
ムリ、ムダ、ムラの例
- ムリ：従業員に長時間労働を強いている
- ムダ：業務に暇な時間や極端に負荷の低い状況が発生する
- ムラ：人によってアウトプットの質の差が激しい
業務改善で得られる3つの効果
業務改善で得られる主な効果は下記の3つです。
- コストを削減できる
- 生産性が向上する
- 従業員の満足度が向上する
それぞれ詳しく解説します。
コストを削減できる
業務改善の実施によって、ムダな作業がなくなったり業務が効率化したりすることで、コストを削減できます。
業務改善によるコスト削減の例
- 作業効率化による人件費の削減
- ペーパーレスによる印刷代の削減
- 無駄な作業が減って電気代を削減
ただし、闇雲なコスト削減を実行すると、生産性の低下や従業員のモチベーション低下につながる場合があるため注意が必要です。
生産性が向上する
業務改善によって生産性が向上することで、限られた人員で成果があがったり、付加価値のある仕事に集中できるなどのメリットがあります。
生産性向上の例として下記があげられます。
- 不要な業務を削る
- システムの導入により自動化する
- ミスや手戻りの少ない手順にする
労働人口の減少や働き方改革による長時間労働の見直しに対して有効です。
従業員の満足度が向上する
業務改善は会社側のメリットだけでなく、従業員側にもメリットがあります。
従業員の満足度が上がるポイントとして、下記があげられます。
- ワークライフバランスが改善する
- 面倒な仕事から解放される
- クリエイティブな仕事が増えてモチベーションが上がる
従業員のスキルが向上したり、モチベーション高く働けるようになったりすることで組織全体の成長にもつながるでしょう。
業務改善の進め方5ステップ
業務改善は、下記の図のような5ステップが基本となります。
各ステップの具体的な作業内容・進め方についてポイントとあわせて解説するので、参考にしてみてください。
ステップ①：現状の業務を把握する
業務の洗い出しでは、以下のような項目を洗い出してみましょう。
- 業務の種類
- どのような手順か
- 担当は誰か
- 人員はどれくらい必要か
- 所要時間はどれくらいか
業務の洗い出しをする際は、関わる従業員へのヒアリングやマニュアルの確認、アンケート調査などによって把握しましょう。
現行の業務がわかっていないと改善のしようがないため、細かく聞き出していきます。
ステップ② 課題を整理する
現状の業務を把握したあとは、業務に対して解決すべき課題を洗い出し、優先度を整理します。
目に見えている課題だけではなく、「なぜその課題が起きるのか」という原因を深掘りし、根本的な課題を見つけましょう。
課題の解決策を考える際は、下記のポイントを意識してみてください。
- その業務は本当に必要か
- 従業員の仕事量、スキル、経験は適正か
- まとめてできないか
- 自動化できないか
ステップ③ 実行計画を策定する
対応する課題を決めたら、課題を解決するための具体的な計画を作成します。
計画する内容は、課題の具体的な対応方法・実行のスケジュール・課題対応の体制などです。
業務改善の計画を立てる際は、実際に実行することを想定して、できるだけ細かく洗い出しましょう。
例えば体制を決める際は、下記のようなポイントを検討します。
- 誰を責任者にするのか
- 足りない人材をどこからアサインするか
- 業務に必要な情報は何か
ステップ④ 計画したプランを実行する
策定した実行計画に従って、システム活用・工程の自動化・外部委託（BPO）などを実行します。
ただし計画通りに進まないこともあるため、問題が生じたらステップ③に戻るのがポイントです。
ステップ⑤ 結果を振り返り次の改善につなげる
業務改善を行ったら必ず振り返りを行い、目的を達成できているか確認します。
結果が不十分であれば、今回の反省点を次の改善に活かして、ステップ2やステップ3に戻り改善を繰り返し行っていきましょう。
PDCAサイクルを回す前提で、小さな改善を繰り返しながら長期的に行うことが大切です。
業務改善を成功させる3つのポイント
業務改善を成功させるためのポイントは下記の3つです。
- 目的を見誤らないこと
- 従業員に協力を仰ぐ
- 一度で終わらず継続的な改善する
目的を見誤らないこと
業務改善を成功させるために一番大事なのは目的達成です。
本来は業務の効率化（工数・時間）を削減するのが目的だったのに、最終的にはシステムを導入することが目的になってしまうケースが散見されます。
手段と目的が入れ替わらないように、最低限下記の項目は押さえておきましょう。
- 誰が
- いつまでに
- 何を
- どこまでの範囲で
- どのような方法で
- いくらの予算で
従業員に協力を仰ぐ
業務改善を成功させるためには、従業員の協力が不可欠です。
従業員に当事者意識がないと、業務の洗い出しや課題の抽出のためにヒアリングをしても、核心的な情報がでてこない可能性があります。
非協力的な従業員は、以下のようなことを考えているケースが多いです。
- やらされ感がでる
- 面倒なことが増えるから答えない
- 仕事が取られて自分の存在価値がなくなってしまう
従業員に協力してもらうためには、業務改善の目的や改善を行うメリットをしっかりと説明し、納得してもらうことが重要です。
一度で終わらず継続的に改善する
業務の課題はさまざまな要因が複雑に関係しており、一度で完璧に改善できるケースはほぼありません。
また業務の形は日々変わっていくため、解決しても新たな課題が出てくる可能性があります。
このため、業務改善の5ステップを何度も繰り返しながら、長期的に改善していくことが重要となります。
まとめ｜業務改善の支援が必要な場合は
本記事では、業務改善の具体的な方法を5ステップで解説しました。
ステップ①：現状の業務を把握する
ステップ②：課題を整理する
ステップ③：実行計画を策定する
ステップ④：計画したプランを実行する
ステップ⑤：結果を振り返り次の改善につなげる
業務改善を行うことは、企業の利益や従業員の満足度向上につながります。
本記事の解説を参考に業務改善を実行し、少ない労力で高い価値を生み出せる状態を目指しましょう。
業務改善の支援が必要な場合はノムラシステムコーポレーションで全力で支援させていただきます。
お悩みや疑問があればいつでもご相談ください。
