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業務の可視化とは？目的・進め方・ポイントまで実務に役立つ知識を解説
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業務可視化とは、業務の工程や手順、責任者を整理し、関係者全員が業務の内容や流れを理解できる状態をつくる取り組みです。適切に可視化できると、業務の効率化や標準化、改善につながります。
本記事では、業務可視化の目的や進め方、成功のポイントをわかりやすく解説します。
業務可視化とは｜業務内容・手順・負荷を見える形に整理すること
業務可視化とは、業務の作業内容や手順、従業員の負荷状況を図や表を用いて目に見える形にし、誰でも同じ理解にたどり着けるようにする取り組みです。
業務可視化の主な目的は、業務遂行上のボトルネックを見つけることです。可視化によって業務の全体像や工程が明らかとなり、現場で発生している問題点や負荷の偏り、手戻りの発生箇所などを把握できます。
そのため業務可視化は、属人化の解消や業務改善、業務効率化など、あらゆる業務改革を進める際の基礎となります。
なお、似た概念の見える化は現状把握を目的とするのに対し、可視化は情報共有と業務改善まで含む実務寄りの取り組みです。
業務の可視化と業務改善の関係性は、以下をご覧ください。
業務可視化が注目される背景
業務可視化が求められる理由は、多くの企業において人手不足により属人化が進み、業務のブラックボックス化が加速しているためです。
ブラックボックス化が進むと、担当者しかわからない作業が増えるため、引継ぎミスや業務停滞を招きます。可視化によって、作業手順や担当範囲を整理し、チーム全体で同じ情報を共有することで、このようなリスクを防げます。
また、DXを効率良く進めるための基礎工程としても、業務の可視化が重要です。
DX推進には業務構造の整理が不可欠なため、工程が曖昧な状態では、自動化すべき領域が判断できません。その点、可視化により業務の流れを正しく把握できると、改善が必要な領域が見え、DX推進に向けたシステム選定や優先度の判断がスムーズになります。
DX推進の流れについては、以下をご覧ください。
業務可視化により得られる主なメリット
業務可視化は、以下のようにさまざまなメリットをもたらします。
重複作業や過負荷を特定し、効率化の方向性を判断できる
役割分担が明確になり、属人化を解消できる
業務内容を細分化でき、自動化・外注化の優先順位を判断できる
特に可視化は、人的リソースやコストを投資すべき業務を判断する際に有効な取り組みです。
どの工程に時間やコストが集中しているのかを把握できれば、優先的に自動化すべき業務や外注化の効果が高い業務を見極められます。その結果、限られたリソースをもっとも費用対効果の高い改善施策に充てられ、無駄のない投資判断につながります。
業務効率化と可視化の関係性は、以下をご覧ください。
関連記事：業務効率化を図る取り組み6選｜進め方や効果を高めるポイントを解説
業務可視化の進め方【5STEP】
ここでは、現場で取り組みやすいように、業務可視化のプロセスを5つのステップに分解して解説します。
- 現在の業務を洗い出す
- 業務を分類・整理する
- 業務フローを図で可視化する
- 可視化データを共有・レビューする
- 改善施策へ落とし込む
1.現在の業務を洗い出す
業務可視化の第一歩は、業務を抜け漏れなく洗い出す作業からです。
個人やチームへのヒアリングを行い、日次・週次の作業を書き出します。この際、工程・作業内容・所要時間・担当者をExcelや棚卸シートに一覧化すると、後工程の分類を効率良く行えます。
やや手間はかかりますが、特定の担当者に依存している業務や時間を要する業務が明確になるため、全業務の現状を正確に把握するうえで欠かせないプロセスです。
2.業務を分類・整理する
洗い出した業務は、以下のように業務の特性ごとに分類します。
- 主業務／副業務
- 定常作業／突発作業
- 重要作業／低重要作業
このような軸で分類すると、優先的に手を入れるべき業務がわかります。例えば、重要性が高い作業に該当するにもかかわらず、属人化している業務は標準化の候補です。
また、業務を整理する際は、ECRS（排除・結合・入れ替え・簡素化）の視点を使うと、必要・不必要な業務や非効率な業務を発見しやすくなるためおすすめです。分類した内容を工程図へ反映することで、業務の流れをより明確に整理できます。
3.業務フローを図で可視化する
分類した業務内容をフローチャートやBPMN（ビジネス・プロセス・モデリング表記法）を用いて図に落とし込み、業務の流れを可視化します。図として表現すると、関係者間での情報共有が容易になり、改善に向けた議論がスムーズに進められます。
また、部門間の連携ポイントを可視化することで、境界部分で発生している業務の重複や滞りなど、改善すべき箇所を特定しやすくなる点もメリットです。
4.可視化データを共有・レビューする
作成した業務フローは関係者で共有し、課題の認識を合わせることが重要です。Excelやスプレッドシートの共有機能を活用すれば、リアルタイムでコメントや修正ができ、議論が効率的に進みます。
レビューを行うことで、負荷の偏りや改善すべき工程が見つかりやすくなります。業務可視化は改善のスタート地点であるため、複数の視点で検証することが重要です。
5.改善施策へ落とし込む
可視化とレビューにより業務の現状を共有したあとは、改善策を検討する工程です。
まず、業務効率化や標準化など、改善の方向性を示すKPIを定め、施策後の業務の状態を把握できるようにしましょう。続いて、前工程で洗い出したボトルネックに対して、RPAなどのツール導入や業務手順の見直しといった改善施策を検討します。
改善施策の成果は定期的に振り返り、必要に応じて内容を調整すると、効果が高まります。
改善施策を定着させるための管理手法については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。
関連記事：プロジェクトマネジメントとは？重要性や手順、注意点について解説
業務可視化の成功ポイント
ここでは、業務可視化を成功させるために押さえておきたいポイントを解説します。
- 業務の監視ではなく、改善を目的にする
- フレームワークを活用して構造的に整理する
- 改善体制を整える
これら3つのポイントを押さえておくと、可視化の取り組みを形だけで終わらせず、改善へつなげやすくなります。
業務の監視ではなく、改善を目的にする
業務可視化を成功させるためには、監視ではなく、改善を目的にすることが重要です。
監視すると、従業員が評価を気にして情報提供をためらい、業務に関する正しいデータを収集できません。
一方、従業員の業務を改善するための取り組みであることを共有すると、業務の流れや負荷を率直に共有しやすくなり、協力体制が整います。人的ミス削減や作業時間の短縮など具体的なKPIを設定し、成果を共有することも効果的です。
フレームワークを活用して構造的に整理する
業務を正しく把握し改善につなげるためには、フレームワークの活用が有効です。
例えば、4W1Hを活用し、誰が（Who）・いつ（When）・どこで（Where）・何を（What）・なぜ（Why）・どのように（How）行うかを掘り下げることで、業務の背景にある本質的な課題が見つけられます。業務の目的や理由を確認しながら整理すると、属人化や非効率な工程を客観的に把握でき、改善の優先順位を見極められます。
関連記事：ビジネスモデルキャンバスとは？書き方・事例を図解で解説【無料テンプレート付】
改善体制を整える
業務は労働環境や市場変化とともに変化するため、可視化の方法も変化に合わせて改善する必要があります。
例えば、現場と管理部門が連携して可視化を行う仕組みの構築など、改善体制を整えることが重要です。体制を構築することで、成果や課題を組織全体で共有でき、現場の意見を反映した実効性の高い改善が実現します。
また、可視化と改善を繰り返すPDCAを定着させることで、働きやすい環境へと変わり、従業員のモチベーション維持にもつながります。
業務を可視化して改善や効率化につなげよう
業務可視化は、業務の流れを整理し、改善の方向性を明確にするための取り組みです。業務の工程や担当者の負荷が見えるようになると、属人化が進む業務や生産性の低い業務を把握でき、効率化や標準化を確実に進められます。
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