業務プロセスの改善を6STEPで解説！成功させるポイントや必要とされる理由を紹介

業務プロセス改善とは、業務の流れを見直し、ムダや重複を排除しながら生産性を高める取り組みです。少子高齢化による人手不足が進む中、従来のやり方を続けるだけでは企業の成長は維持できません。本記事では、業務プロセス改善が求められる背景から具体的な進め方、成功させるためのポイントまでをわかりやすく解説します。

業務プロセスの改善が必要とされている理由

日本では少子高齢化の進行により、生産年齢人口（15～64歳）は2020年の約7,500万人から2040年には約6,200万人へと、20年間で約1,300万人減少する見込みです。こうした労働力が少なくなっている現在では、これまでと同じやり方では企業の成長は維持できません。

業務プロセス改善を担う人材には、業務とデジタルの両面を理解し、課題を可視化しながら関係者を巻き込んで改革を推進できる力が求められます。こうした背景から、業務プロセス改善は企業の持続的成長に不可欠な取り組みとなっています。

業務プロセスを改善する目的

業務プロセス改善の目的は、組織が限られたリソースで最大の成果を出し続けるための生産性の向上にあります。現状における業務のムダを排除し、処理時間やコストの削減、エラーや手戻りを抑え、競争力強化や品質向上につなげることが主な狙いです。

また、少子高齢化による人手不足に対応し、従業員がコア業務に集中できる環境を作ることも重要な目的とされています。

業務プロセスと行動フローの違い

業務プロセスと行動フローは似た言葉ですが、対象範囲と視点が異なります。

業務プロセスとは、顧客への価値提供を実現するための一連の活動全体を指し、部門横断で成果に至るまでの大きな流れを設計する概念です。

一方、行動フローはそのプロセスの中にある具体的な手順や作業の流れを示したもので、「誰が・いつ・何をするか」といった実務レベルの動きを可視化します。

比較項目
業務プロセス
行動フロー
定義
価値創出までの一連の活動全体
特定業務の具体的な手順・作業の流れ
抽象度
高い（全体設計レベル）
低い（実務レベル）
範囲
部門横断・組織全体
個別業務・担当者単位
視点
戦略・成果・KPI重視
手順・作業効率重視
主な可視化手法
プロセスマップ、BPMN
フローチャート、手順書
改善の目的
全体最適・競争力強化
ムダ削減・標準化・効率化

業務プロセス改善の進め方

業務プロセス改善は、場当たり的に進めても成果は出ません。ここでは、実務で活用できる具体的な6つのステップを解説します。

STEP①：現状の業務プロセスを可視化する
STEP②：現状分析を行い、課題を見つける
STEP③：業務プロセスの改善ポイントを明確にする
STEP④：業務プロセス改善の実行
STEP⑤：チェンジマネジメントを行う
STEP⑥：効果検証とPDCAサイクルを回す

STEP①：現状の業務プロセスを可視化する

業務プロセス改善を行うには、業務を正確に可視化することが必要です。業務を可視化する際は下記の詳細を洗い出し、フローチャートや業務一覧として整理します。

誰が
いつ
何を
どの順番で

これにより、属人化している作業や重複工程などを客観的に把握できます。現場へのヒアリングを通じて実態ベースで可視化することが重要であり、思い込みや形式上の手順ではなく「実際の業務」を明らかにすることが、その後の現状分析や改善策立案の精度を高めます。

STEP②：現状分析を行い、課題を見つける

現状分析では、可視化した業務プロセスをもとに「どこに問題があるのか」を具体的に洗い出します。作業時間や処理件数、エラー発生率などの定量データに加え、現場ヒアリングによる定性的情報も組み合わせることが重要です。

ムダ・ムラ・ムリの観点でボトルネックや重複している作業、属人化の有無を確認し、理想の姿（To-Be）とのギャップを明確にします。事実に基づいて課題を特定することで、効果的な業務プロセス改善につながります。

STEP③：業務プロセスの改善ポイントを明確にする

現状分析で抽出した課題をもとに、具体的な業務プロセスの改善ポイントを整理します。表面的な問題ではなく、「なぜ発生しているのか」という根本原因まで掘り下げることが重要です。

そのうえで、不要工程の削減、承認フローの簡素化、業務の標準化や自動化など、実行可能な改善策へ落とし込みます。また、効果の大きさや実現性を踏まえて優先順位を設定することで、成果につながる業務プロセス改善を実現できます。

STEP④：業務プロセス改善の実行

改善ポイントを整理したら、具体的なアクションプランに落とし込み実行へ移します。実施内容・担当者・期限・評価指標（KPI）を明確にし、計画を現場で運用可能な形にすることが重要です。

また、関係部署との合意形成や周知・教育を徹底し、現場の理解と協力を得ながら段階的に進めます。小さな成功事例を積み重ねることで、業務プロセス改善を組織全体へと着実に定着させることができます。

STEP⑤：チェンジマネジメントを行う

チェンジマネジメントとは、業務プロセスやシステムの変更を現場に定着させるために、「人」の変化を支援する取り組みです。

改善内容は、実務を担う現場担当者だけでなく、管理職や経営層に対しても目的や期待される効果を丁寧に共有し、理解と合意を得ることが重要です。仕組みだけを変えても、従業員が適応できなければ業務プロセス改善の意味はありません。

そのため、業務プロセス改善では関係者を整理し、対話や研修の機会を設けながら変革を定着させることで、投資対効果（ROI）の最大化を図ります。

STEP⑥：効果検証とPDCAサイクルを回す

業務プロセス改善は実行して終わりではありません。設定したKPIや目標をもとに、改善前後の成果を数値で検証することが重要です。処理時間やコスト、エラー率などを比較し、効果を客観的に評価します。

その結果を踏まえて改善策を見直し、次の施策へと反映させるPDCAサイクルを継続的に回すことで、業務プロセス改善を一時的な施策ではなく、組織に定着した継続的な取り組みへと発展させることができます。

業務プロセス改善を成功させるためのポイント

業務プロセス改善を確実に成果へ結びつけるには、進め方だけでなく体制や組織全体の取り組み方が重要です。改善を成功に導くために押さえておくべきポイントは下記です。

DX推進や働き方改革を並行して取り組む
現場メンバーを巻き込む
必要に応じてコンサルティング会社を活用する

DX推進や働き方改革を並行して取り組む

業務プロセス改善を成功させるには、DX推進や働き方改革と並行して取り組むことが重要です。単なる業務の見直しにとどまらず、デジタル技術の活用によって業務の自動化やデータ活用を進めることで、生産性向上と競争力強化につながります。

また、長時間労働の是正や柔軟な働き方の実現といった働き方改革の視点を取り入れることで、現場の負担軽減とエンゲージメント向上も期待できます。

現場メンバーを巻き込む

業務プロセス改善を成功させるには、実際に業務を担う現場メンバーの巻き込みが不可欠です。現場にはマニュアルに記載されていない暗黙知などがあり、その知見を言語化する必要があります。

ヒアリングやワークショップを通じて現場の意見を吸い上げ、改善の目的や効果を丁寧に共有することで当事者意識を育てます。トップダウンだけでなく現場参加型で進めることが、業務プロセス改善の定着と成果最大化につながります。

必要に応じてコンサルティング会社を活用する

業務プロセス改善を自社だけで進めることが難しい場合は、コンサルティング会社の活用も有効です。第三者の客観的な視点を取り入れることで、社内では見落としがちな課題やボトルネックを明確にできます。

特に、DX推進やシステム導入など高度な専門性が求められる領域では、実行計画の策定から現場への定着支援まで伴走してもらうことで、改善の成功確率を高められます。自社のリソースや目的に応じて外部の力を活用することが、業務プロセス改善を加速させる重要なポイントです。

業務プロセス改善を成功させるならノムラシステムコーポレーション

業務プロセス改善は、現状の可視化や課題抽出にとどまらず、実行・定着・効果検証まで一貫して取り組むことが成功の鍵です。さらに、DX推進やチェンジマネジメントの視点を取り入れ、現場を巻き込みながら進めることで、持続的な成果につながります。

ノムラシステムコーポレーションでは、業務とデジタルの両面から課題を整理し、構想策定から実行支援、定着化まで伴走型で支援しています。業務プロセス改善を本気で進めたい企業様は、ぜひご相談ください。

東京MXの番組で、ノムラシステムコーポレーションが取り上げられました。詳しい内容を知りたい方は、ぜひ下記のYouTube動画をご覧ください。

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